A consulta de situação cadastral de uma empresa é o processo de verificar as informações oficiais de registro de uma pessoa jurídica por meio de um background check completo ou manualmente em órgãos competentes, como Receita Federal e juntas comerciais.

Em um mercado cada vez mais competitivo, onde fraudes corporativas e empresas de fachada surgem a todo instante, confiar apenas em uma conversa ou em aparências antes de contratar ou fechar novas parcerias pode abrir a porta para riscos legais e financeiros.

Afinal, de que adianta negociar valores, prazos e entregas se a empresa do outro lado sequer está ativa perante a Receita Federal?

Sob esse cenário, a consulta de situação cadastral deveria ser o passo mais básico em qualquer processo de contratação ou parceria, mas na prática, muitas organizações ainda deixam de lado essa checagem.

E é justamente aí que mora os maiores prejuízos: contratos firmados com empresas inaptas, suspensas ou até mesmo baixadas, o que resulta em prejuízos financeiros, riscos reputacionais e sérios problemas de compliance.

Então fica a provocação: você realmente sabe com quem sua empresa está fazendo negócio?

A situação cadastral de uma empresa representa o status oficial do CNPJ perante a Receita Federal.
Em outras palavras, é a condição legal em que a empresa se encontra e que indica se ela está regular para operar ou não.

Ou seja, a situação cadastral ajuda a validar a existência e a idoneidade de uma empresa antes de fechar qualquer parceria.

A consulta da situação cadastral de uma empresa deve ser realizada sempre que há a necessidade de validar a idoneidade e a regularidade do CNPJ com o qual sua organização pretende se relacionar. Isso para reduzir impactos financeiros ocasionados por golpes ou fraudes, inadimplência e irregularidades legais.

Processos de fusão e aquisição (M&A)
Em operações de compras ou aquisição (m&A), a consulta da situação cadastral ajuda a confirmar se o CNPJ alvo está ativo e regular perante a Receita Federal, evitando que a negociação avance sobre bases frágeis.

Homologação de fornecedores
Antes de contratar um novo fornecedor, é essencial verificar se ele está regular. Isso evita acordos com empresas suspensas, inaptas ou de fachada que podem impactar na sustentabilidade da sua operação.

Leia mais sobre esse processo em Como realizar a homologação de fornecedores em 8 passos

Parcerias B2B
No fechamento de parcerias estratégicas, a situação cadastral garante que você está lidando com uma empresa ativa e confiável, evitando riscos reputacionais e envolvimento com golpes e fraudes como lavagem de dinheiro.

Contratações de serviços terceirizados
Sem consultar o status cadastral ou realizar a checagem trabalhista, empresas irregulares podem gerar passivos trabalhistas e fiscais para quem contrata, especialmente em serviços contínuos (limpeza, segurança, tecnologia etc.).

Acordos comerciais de alto valor
Em negociações envolvendo investimentos, compras em larga escala ou fornecimento de longo prazo, a consulta de dados e antecedentes de empresas dá mais segurança e previsibilidade.

Esse é um processo simples no qual o caminho mais utilizado é o site da Receita Federal, que disponibiliza essa verificação. No entanto hoje, graças aos avanços tecnológicos, já existem soluções de background check de empresas para analisar desde a situação cadastral até verificar o quadro societário da organização (QSA).

De forma manual, por meio do site, o processo funciona da seguinte forma:

Acesse o portal da Receita Federal e encontre a seção de consulta de CNPJ

Entre no serviço oficial de consulta de CNPJ.

Informe o número do CNPJ

Digite o CNPJ completo da empresa que deseja verificar.

Confirme o captcha

Insira os caracteres de verificação de segurança exibidos na tela.

Visualize o Comprovante de Inscrição e de Situação Cadastral

O sistema exibirá os dados básicos da empresa e situação cadastral (ativa, suspensa, inapta, baixada ou nula).

Fazer a consulta manual de um CNPJ no site é um bom começo, mas está longe de ser suficiente para proteger sua empresa. Isso porque o comprovante de situação cadastral mostra apenas informações básicas e estáticas, sem considerar o histórico completo de riscos.

É aí que entra o background check. Com esse tipo de processo automatizado, você poderá:

Para conhecer essa solução, acesse background check: automatize a verificação de informações de pessoas e empresas.

Desse modo, a automação garante a precisão dos dados, eliminando o risco de erros e fornecendo uma análise de riscos completa, que considera não apenas o status da empresa, mas também seu histórico de litígios, mídias negativas e outras informações para uma tomada de decisão segura.

Garantir que parceiros, fornecedores e prestadores de serviço estejam devidamente regularizados é fundamental para a gestão e mitigação de riscos. Isso porque permite identificar sinais de alerta que podem comprometer contratos, gerar passivos legais e até gerar menções em mídias negativas.

Mais do que cumprir a lei, esse cuidado demonstra que a empresa possui uma postura preventiva e responsável valores que fazem parte dos 10 principais pilares do programas de compliance.

Isso porque, não é apenas o CNPJ que você precisa conferir antes de fechar uma parceria apenas, mas também demais dados de diversas fontes públicas, checando histórico financeiro, presença em listas restritivas e processos criminais em um único relatório.

O que é consulta cadastral de um CNPJ?

É o processo de verificar a existência e a regularidade cadastral de uma empresa para reduzir riscos relacionados a novas parcerias, M&As, colaborações, etc.

Como consultar o CNPJ de uma empresa?

Você pode consultar um CNPJ no site da Receita Federal, acessando o serviço de “Emissão de Comprovante de Inscrição e de Situação Cadastral” ou de modo ainda mais completo por meio de uma verificação de dados e antecedentes.

Qual a diferença entre situação cadastral e situação fiscal?

A situação cadastral é o status legal da empresa (ativa, suspensa), enquanto a situação fiscal está relacionada ao cumprimento de obrigações tributárias e fiscais, informações que podem ser verificadas por meio de um background check de empresas.

Consultar antecedentes e informações de um CNPJ é legal?

Sim, consultar antecedentes e informações de um CNPJ é legal, desde que feito de maneira adequada, ética e em conformidade com a legislação vigente.

Qual o custo de uma checagem de CNPJ completa?

O custo de uma checagem de antecedentes e informações de um CNPJ, depende dos tipos de checagem e volume de pesquisas.

Monise Soares

Estagiária de Marketing com foco em Produção de Conteúdo sobre Gestão de Riscos na BGC Brasil e estudante de Marketing Digital no Centro Universitário Internacional (UNINTER).